Pour le bien du suivi, un partenariat fort avec un professionnel de la facture instrumentale est indispensable (luthier, revendeur spécialiste). Ce professionnel agréé par la Chambre Syndicale de la Facture Instrumentale, s’engagera à fournir des instruments d’un niveau de qualité suffisante pour un apprentissage dans de bonnes conditions, à assurer régulièrement la maintenance du parc instrumental et à soutenir le projet localement. Ce professionnel sera, enfin, garant de la provenance éthique du matériel fourni. Il n’est pas question, par exemple, de voir les orchestres à l’école équipés d’instruments issus du travail forcé ou de celui d’enfants. Tout manque de traçabilité en ce domaine sera suspect.

Le parc instrumental est acquis par la structure porteuse du projet. En cas de besoin, l’association « Orchestre à l’école » peut servir de relais pour l’acquisition du parc. Les instruments sont prêtés aux familles pour la durée du projet. Il est fortement recommandé que les enfants aient la possibilité d’emporter les instruments chez eux. Toutefois pour des raisons de budget et d’organisation, il peut arriver qu’un parc instrumental soit partagé entre plusieurs classes. Dans ce cas les instruments sont conservés dans l’établissement scolaire.