Monter un dossier

Les étapes

  1. Réflexion autour du projet – Vous avez l’envie de monter un orchestre à l’école, vous pouvez contacter à tout moment notre association pour bénéficier de ressources et de conseils. Vous réunissez localement les partenaires de votre futur orchestre pour construire votre projet (pédagogie, organisation, financement…).
  2. Candidature – Vous constituez un dossier de candidature incluant tous les éléments listés ci-dessous. Vous déposez le dossier sur la plateforme de l’association Orchestre à l’École en respectant le calendrier des commissions.
  3. Instruction – L’équipe de l’association pourra prendre contact avec vous pour vous poser des questions sur votre projet afin de comprendre vos choix. Des pistes d’évolution ou des points de vigilance pourront être relevés par l’équipe et la possibilité vous sera donnée de modifier votre projet en conséquence en vue de son passage en commission.
  4. Commission – Le dossier sera examiné par un comité de sélection.
  5. Notification – Dans les jours qui suivent la réunion du comité, un mail de notification vous sera envoyé avec 3 possibilités :
    - Une acceptation de votre demande sans modification de votre dossier
    - Une acceptation de votre demande sous condition(s)
    - Un refus de votre dossier (ce cas est très rare, l’association offre généralement la possibilité de faire évoluer le dossier pour qu’il puisse être de nouveau présenté devant notre comité).
  6. Attestation de financement – Si le projet est retenu par l’association Orchestre à l’École, il vous sera demandé de lui adresser un courrier attestant que vous avez réuni les financements pour lancer votre projet.
  7. Adhésion – Il faudra que le porteur de projet ainsi que le luthier adhèrent à l’association. Vous trouverez les bulletins d’adhésion sur cette page.
  8. Choix des instruments – L’association Orchestre à l’École vous proposera une convention de partenariat dans laquelle elle listera les instruments qu’elle prendra à sa charge. Elle se basera pour cela sur le devis qui a été fourni dans le dossier ou, si nécessaire, sur un devis actualisé. La prise en charge de l’association représente généralement 50 % de la demande en instruments (accessoires et petit matériel d’orchestre ne sont pas pris en compte).
  9. Convention – Lorsque vous recevrez la convention, vous devrez d’abord la faire signer au(x) luthier(s), puis au porteur de projet (souvent le maire pour les écoles élémentaires ou le principal pour les collèges) avant de la retourner à l’association Orchestre à l’École qui sera le dernier signataire. (exemple de convention)
  10. Facturation – Le luthier prépare 2 factures distinctes :
    - Une facture à l’association Orchestre à l’École avec la liste précise des instruments (avec leurs numéros de série) qu’elle finance en se référant à la convention.
    - Une facture au porteur de projet pour les instruments restants.
  11. Paiement – Lorsque l’association a reçu la convention signée, le règlement des cotisations, la facture pour les instruments qu’elle finance, le RIB du fournisseur, elle règle par virement le luthier.
  12. Livraison des instruments – Les détails concernant la livraison de l’ensemble des instruments doivent être vus directement avec vous.

Documents

Notice de l'appel à projet

Les modèles sont à retrouver sur la plateforme prévue à cet effet.

OLYMPIA-Caroline-Bottaro
 

Les documents à fournir

POUR UN ACHAT D’INSTRUMENTS POUR UNE CREATION D’ORCHESTRE

  • Présentation de votre projet*
  • Engagement* à effectuer une inauguration officielle d’orchestre à l’école
  • Engagement* au respect de la charte de qualité des orchestres à l’école signé
  • Budget prévisionnel du projet*
  • CV des intervenants
  • Courrier de validation/autorisation du corps d’inspection compétent ou copie du projet d’établissement mentionnant l’orchestre à l’école, validé par l’inspection
  • Courrier libre attestant de l’engagement des collectivités territoriales ou, à défaut, une délibération du conseil communal ou intercommunautaire
  • Courrier libre attestant de l’engagement du chef d’établissement scolaire
  • Courrier libre attestant de l’engagement du chef d’établissement d’enseignement musical
  • Si une convention d’objectifs a été signée ou est en cours d’écriture entre la collectivité, l’éducation nationale et l’établissement d’enseignement artistique, nous en joindre une copie
  • Organisation hebdomadaire*
  • Notice signée par le luthier qui fournit les instruments*
  • Devis pour l’achat des instruments
  • Devis pour l’entretien annuel du parc
  • Tout autre document qui vous paraît important

*cf. modèle fourni

POUR UN COMPLEMENT D’INSTRUMENTS

  • Présentation de votre projet*
  • Engagement* au respect de la charte de qualité des orchestres à l’école signé
  • Budget du projet*
  • Organisation hebdomadaire*
  • Notice signée par le luthier qui fournit les instruments*
  • Devis pour l’achat des instruments
  • Tout autre document qui vous paraît important.

*cf. modèle fourni

 
© Stephanie-Pelissier, Julien-Bercy

© Stéphanie Pelissier, Julien Bercy

Comment postuler ?

Vous devez demander la création d'un espace projet sur la plateforme prévue à cet effet pour y déposer votre dossier de candidature.

Contact

Nous vous envoyons un accusé de réception par mail dans les 48 heures suivant le dépôt de votre dossier sur notre plateforme. Si vous ne le recevez pas ou si vous rencontrez des difficultés pour compléter cet appel, vous pouvez contacter :

- à propos du contenu et de la conception de votre projet

- concernant la gestion technique de la plate-forme Odoo (ouverture de portail, dépôt des documents, etc.)

À la suite d’un très grand nombre de dossiers reçus lors des derniers appels à projet, nous ne prendrons pas en compte les dossiers incomplets lors des commissions. A qualité égale, nous privilégierons les premiers dossiers arrivés. Merci de votre compréhension.