Monter un dossier

Les étapes pour postuler

1) Réflexion autour du projet

Vous avez l’envie de monter un orchestre à l’école et pouvez contacter à tout moment notre association pour bénéficier de ressources et de conseils. Vous réunissez localement les partenaires de votre futur orchestre pour construire votre projet (pédagogie, organisation, financement…).

2) Échange avec l’association Orchestre à l’École

Vous devez contacter l’association par mail ou téléphone afin que nous puissions cerner vos besoins et vous proposer un dossier de candidature adapté.

📩 creation-suivi@orchestre-ecole.com

📞01 53 60 36 99

3) Candidature

Vous constituez un dossier de candidature que vous déposez sur le portail de l’association Orchestre à l’École en respectant le calendrier des commissions. L’accès aux éléments constitutifs du dossier et à l’espace de dépôt vous sera donné à l’issue des échanges avec l’association.

4) Instruction

L’équipe de l’association pourra prendre contact avec vous pour vous poser des questions sur votre projet afin de comprendre vos choix. Des pistes d’évolution ou des points de vigilance pourront être relevés par l’équipe et la possibilité vous sera donnée de modifier votre projet en conséquence, en vue de son passage en commission.

5) Commission

Le dossier sera examiné par un comité de sélection.

6) Notification

Dans les jours qui suivent la réunion du comité, un mail de notification vous sera envoyé avec 3 possibilités :

1. Une acceptation de votre demande sans modification de votre dossier
2. Une acceptation de votre demande sous condition(s)
3. Un refus de votre dossier (ce cas est très rare, l’association offre généralement la possibilité de faire évoluer le dossier pour qu’il puisse être de nouveau présenté devant notre comité).

7) Attestation de financement

Si le projet est retenu par l’association Orchestre à l’École, il vous sera demandé de lui adresser un courrier attestant que vous avez réuni les financements pour lancer/poursuivre votre projet.

8) Adhésion

Il faudra qu'une des structures partenaires (établissement scolaire, établissement d'enseignement de la musique ou collectivité) du projet ainsi que les luthier·es adhèrent à l’association. Vous trouverez les bulletins d’adhésion sur la page dédiée.

9) Choix des instruments

Dans le cas d’une aide à l’acquisition d’instruments, l’association Orchestre à l’École vous proposera une convention de partenariat dans

laquelle elle listera les instruments qu’elle prendra à sa charge. Elle se basera pour cela sur le devis qui a été fourni dans le dossier ou, si nécessaire, sur un devis actualisé. La prise en charge de l’association représente généralement 50 % de la demande en instruments (les accessoires et petit matériel d’orchestre ne sont pas pris en compte).

Dans le cas d’une aide à la remise en état d’instruments, la prise en charge de l’association sera de maximum 50% des actes répondant au règlement que nous avons établi.

10) Convention

Lorsque vous recevrez la convention, vous devrez d’abord la faire signer aux luthier·es, puis à l'une des structures partenaires (souvent la mairie pour le 1er degré et le collège pour le 2nd degré) avant de la retourner à l’association Orchestre à l’École qui sera la dernière signataire.

11) Facturation

Le luthier ou la luthière prépare 2 factures distinctes :

1. Une facture à l’association Orchestre à l’École avec la liste précise des instruments (avec leurs numéros de série) qu’elle finance en se référant à la convention s’il s’agit de l’acquisition d’instruments et/ou 50% des opérations de remise en état/reméchage.
2. Une facture qui vous est destinée, pour les instruments restants et/ou 50% des opérations de remise en état/reméchage.

12) Paiement

Lorsque l’association a reçu la convention signée, le règlement des cotisations, la facture pour les instruments et/ou la remise en état qu’elle finance, le RIB du magasin, elle règle par virement les luthier·es.

13) Livraison des instruments

La commande de l’ensemble des instruments doit être faite directement par vous auprès du luthier ou de la luthière.

Les détails concernant la livraison de l’ensemble des instruments doivent être vus directement avec vous

Les documents à fournir

Les modèles sont à retrouver sur la plateforme prévue à cet effet.

Les documents à fournir pour votre dossier de candidature dépendent de la situation dans laquelle vous vous trouvez (nouvel orchestre ou orchestre existant, première cohorte ou non, première demande auprès de notre association ou non), d'où l'importance de nous contacter pour que nous puissions vous guider. 
Il ne faut pas sous-estimer le temps de travail que demande la rédaction et la réunion des éléments attendus. Ainsi, pour une première demande auprès de notre association, pour la création d'un orchestre, les pièces suivantes seront à fournir : 

• Présentation générale (modèle fourni)
• Budget prévisionnel du projet (modèle fourni)
• Organisation hebdomadaire (modèle fourni)
• Projet pédagogique (modèle fourni mais possibilité de présenter un document sur un autre modèle)
• Engagement au respect de la charte de qualité des orchestres à l’école signé par l’ensemble des partenaires (modèle fourni)
• Engagement à effectuer une inauguration (modèle fourni)
• CV des intervenant·es
• Convention d’objectifs signée ou en cours d’écriture entre la collectivité, l’éducation nationale et l’établissement d’enseignement artistique. (modèle fourni, à adapter)
• Si la convention d’objectifs mentionnée ci-dessus n’est pas encore signée au moment du dépôt de dossier :
  Courrier de validation/autorisation du corps d’inspection compétent
  ou copie du projet d’établissement mentionnant l’orchestre à l’école, validé par l’inspection
• Courrier de motivation adressé à notre association par le porteur de projet
• Devis pour l’achat des instruments 
• Devis pour l’entretien annuel des instruments

Il est donc important d'anticiper et de ne pas attendre le dernier moment pour nous contacter. 
Pour nourrir votre réflexion, n'hésitez pas à consulter les exemples de dossiers mis à votre disposition.